Organisation d’une manifestation scientifique

Le lancement des manifestations scientifiques de la part du service approprié du Vice Rectorat chargé des Relations Extérieures, la Coopération, l'Animation et la Communication et des Manifestations Scientifiques, se fait au titre de chaque année universitaire.

Type des manifestations :

• Journée d’étude : C’est une rencontre scientifique qui rassemble plusieurs intervenants autour d’un thème commun. Cela permet de débattre ou de travailler collectivement, cette rencontre se déroule le plus souvent en une journée.
• Colloque :(International/National) : C’est une rencontre scientifique entre plusieurs personnes de toutes les origines professionnelles dans le but de la confrontation et de la diffusion des résultats de la recherche et qui se déroule sur plus d’une journée.
• Séminaire : Le plus souvent un séminaire se déroule en cycle de rencontres de courte durée. Chaque session se déroule autour d’une ou deux interventions. Il s’agit de traiter successivement différents aspects d’un même thème, avec une visée cumulative. Parfois un séminaire s’achève par des évaluations.

Procédure d’organisation d’une manifestation scientifique :

Si vous souhaitez organiser une manifestation scientifique (colloque, séminaire ou journée d’étude) à l’université, il faut suivre les procédures et les étapes suivantes :

1ère Etape : (Soumission de dossier à la Faculté, institut) :

Accord des différentes instances scientifiques : Le dossier concernant une manifestation scientifique (colloque, séminaire ou journée d’étude) de la faculté est validé par son conseil scientifique (CSF). Il sera soumis par la suite au conseil scientifique de l’université (CSU) pour avis.

Le dossier concernant une manifestation scientifique est composé des pièces suivantes :

• Une demande d’autorisation pour organiser une manifestation scientifique, cette demande doit être adressée au doyen de la faculté ou au directeur d’institut concerné.
• Thèmes ou thématiques et objectifs : Chaque proposition de manifestation scientifique doit être suivie d’une liste de thèmes avec un objectif bien défini. La demande d’organiser une manifestation scientifique comprend les points suivants :
• Comité d’organisation : Toute demande doit présenter la liste du comité d’organisation qui est composé d’un nombre limité de personnes en mentionnant le nom du président responsable de ce comité.
• Comité scientifique : Le comité scientifique doit obligatoirement figurer sur toute demande.
• Communicants et participants : Toute demande doit mentionner le nombre de communicants.

2ème Etape : (Procédure du Vice Rectorat) :

Les dossiers de candidatures doivent être déposés auprès du bureau des manifestations scientifiques et ce 6mois avant l’organisation de la manifestation.

Le dossier de candidature comprend :

• Demande d’autorisation d’organisation d’une manifestation scientifique adressée à M. le Recteur.
• PV de conseil scientifique de faculté, institut.
• Le Programme de la manifestation scientifique
• Une photocopie de la première page du passeport pour les participants étrangers.
• L’appel à la manifestation scientifique pour publication sur le site de l’université.
• Fiche technique :( à télécharger) : comportant les besoins budgétaires, l’hébergement, la restauration, le transport, le tirage, l’impression et la publication,
• Une invitation modèle pour les participants étrangers à télécharger sur site.

3ème Etape : (Réponse du Ministère) :Le Vice-Recteur des relations extérieures envoie le dossier d’autorisation d’organisation d’une manifestation scientifique à la direction de la coopération et des échanges interuniversitaires au niveau de ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche scientifique pour avis.

4ème Etape : (Phase finale) : Après la clôture d’une manifestation scientifique, l’organisateur est tenu de remettre le bilan de cette dernière avec CD du Proceeding, au niveau du service des manifestations scientifiques, l’animation et de la communication, au Vice Rectorat chargé des Relations Extérieures.

 

Fiche technique d’une manifestation scientifique :

 

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